Bạn sợ thiếu sót khi làm event? Lưu ngay checklist chuẩn bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với 20+ hạng mục chi tiết từ A-Z giúp chương trình diễn ra hoàn hảo.

Tổ chức một sự kiện thành công chưa bao giờ là điều dễ dàng. Dù quy mô lớn hay nhỏ, từ một buổi Year End Party nội bộ đến một Lễ hội âm nhạc hoành tráng, bạn đều phải đối mặt với hàng trăm đầu việc không tên. Chỉ cần “lọt sổ” một chi tiết nhỏ cũng có thể dẫn đến sự cố đáng tiếc.

Để giúp bạn quản lý công việc hiệu quả, tránh tình trạng “nhớ nhớ quên quên”, dưới đây là Checklist chuẩn bị tổ chức sự kiện với 20+ hạng mục chi tiết được chia theo từng giai đoạn.

I. Giai Đoạn 1: Lên Kế Hoạch Bắt Đầu (Trước 1 – 2 tháng)

Đây là bước đặt nền móng. Kế hoạch càng chi tiết, quá trình thực thi càng mượt mà.

1. Xác định mục tiêu & KPIs: Sự kiện này tổ chức để làm gì? (Ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, hay gắn kết nội bộ). Tiêu chí đo lường thành công là gì?

2. Hoạch định ngân sách (Budget): Liệt kê toàn bộ các khoản chi dự kiến (địa điểm, F&B, nhân sự, thiết bị, marketing) và luôn dành ra 10-15% cho chi phí phát sinh.

3. Chốt thời gian & Địa điểm (Venue): Khảo sát kỹ sức chứa, bãi đỗ xe, quy định sử dụng âm thanh và các tiện ích đi kèm của địa điểm.

4. Sáng tạo chủ đề (Concept & Theme): Quyết định thông điệp chính, màu sắc chủ đạo và phong cách thiết kế xuyên suốt (Key Visual).

5. Lập danh sách khách mời (Guestlist): Phân loại khách V.I.P, khách mời thường, báo chí để có phương án đón tiếp phù hợp.

6. Xin giấy phép tổ chức: Rất quan trọng đối với các sự kiện ngoài trời hoặc có yếu tố biểu diễn nghệ thuật, đông người.

II. Giai Đoạn 2: Triển Khai & Làm Việc Với Đối Tác (Trước 2 – 3 tuần)

Lúc này, bạn cần hiện thực hóa các ý tưởng trên giấy bằng cách chốt deal với các nhà cung cấp.

7. Thuê thiết bị Âm thanh – Ánh sáng (AV): Đảm bảo thiết bị phù hợp với không gian (trong nhà hay ngoài trời) và yêu cầu của tiết mục.

8. Chốt đơn vị thi công sân khấu & Decor: Thống nhất bản vẽ 3D, kích thước backdrop, photobooth và các hạng mục trang trí.

9. Đặt dịch vụ ăn uống (F&B/Teabreak): Chốt menu, số lượng suất ăn, thời gian phục vụ và lưu ý các yêu cầu ăn kiêng của khách (nếu có).

10. Chốt nhân sự sự kiện: Liên hệ và ký hợp đồng với MC, ca sĩ, Band nhạc, đội nhảy, PG/PB, thợ chụp ảnh/quay phim.

11. Kế hoạch Marketing & Truyền thông: Chạy quảng cáo, đăng bài PR, gửi thông cáo báo chí (nếu là sự kiện public).

12. Gửi thư mời (Invitation): Thiết kế và gửi thư mời (E-invitation hoặc thư giấy), sau đó gọi điện xác nhận sự tham dự (RSVP).

III. Giai Đoạn 3: Nước Rút & Tổng Duyệt (Trước 1 – 3 ngày)

Giai đoạn căng thẳng nhất để rà soát lại mọi thứ trước giờ G.

13. Hoàn thiện Kịch bản chi tiết (Run-down): Kịch bản MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản đường dây phải khớp với nhau từng phút.

14. Kiểm tra các ấn phẩm in ấn: Standee, Name tag, Hastag cầm tay, quà tặng khách mời… đã sẵn sàng chưa?

15. Lập phương án rủi ro (Backup Plan): Chuẩn bị máy phát điện dự phòng, ô dù (nếu làm ngoài trời), và phương án y tế khẩn cấp.

16. Dàn dựng (Setup) & Tổng duyệt (Rehearsal): Chạy thử toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối cùng với MC, âm thanh, ánh sáng và màn hình LED để đảm bảo không có độ trễ.

IV. Giai Đoạn 4: Ngày Diễn Ra Sự Kiện (D-Day)

17. Họp Briefing trước giờ G: Phổ biến lại vị trí và nhiệm vụ cho toàn bộ nhân sự (Team chạy sự kiện, bảo vệ, lễ tân).

18. Kiểm soát Check-in: Đảm bảo khu vực đón khách diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp.

19. Điều phối theo Run-down: Bám sát kịch bản, linh hoạt xử lý sự cố phát sinh một cách bình tĩnh.

20. Giám sát thu thập tư liệu: Nhắc nhở ekip Media bắt trọn các khoảnh khắc quan trọng (Key moments) để làm tư liệu truyền thông.

V. Giai Đoạn 5: Sau Sự Kiện (Post-event)

Sự kiện kết thúc không có nghĩa là công việc đã xong.

21. Thu dọn (Teardown) & Bàn giao: Trả lại mặt bằng cho đơn vị cho thuê và thanh toán các khoản còn lại cho nhà cung cấp.

22. Gửi thư cảm ơn: Gửi email hoặc tin nhắn cảm ơn khách mời, diễn giả và các đối tác tài trợ.

23. Đánh giá & Báo cáo (Report): Họp rút kinh nghiệm nội bộ, đo lường KPIs (số người tham dự, mức độ hài lòng, độ phủ truyền thông).

24. Phát hành Media Release: Đăng tải hình ảnh, bài PR và video Highlight sự kiện lên các nền tảng mạng xã hội, website.

---

Cần Một Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp?

Bạn cảm thấy quá tải với hàng tá công việc trên? Hãy để Sense Media & Event gánh vác thay bạn!

Với kinh nghiệm tổ chức hàng loạt sự kiện quy mô lớn nhỏ, từ hội nghị doanh nghiệp, khai trương đến các lễ hội văn hóa tại Đà Lạt và khu vực lân cận, Sense Media tự tin cung cấp giải pháp sự kiện trọn gói:

• Kịch bản sáng tạo, bắt trend.
• Trang thiết bị hiện đại, đội ngũ thực thi am hiểu địa hình.
• Quy trình làm việc chặt chẽ, tối ưu ngân sách.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để biến ý tưởng sự kiện của bạn thành hiện thực một cách hoàn hảo nhất!

---

CÔNG TY TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN GIÁC QUAN ĐÀ LẠT (SENSE DALAT)

📍 Địa chỉ: 304 Hai Bà Trưng, Phường Cam Ly –  Đà Lạt 

📞 Hotline: 0986 338 656 

☎️ Văn phòng: 02636 280 280 

🌐 Website: sensegroup.vn 

📧 Email: Sensegroup79@gmail.com 

Sense Dalat – Kiến Tạo Khởi Đầu, Vững Bền Tương Lai!